Dans une copropriété, les affaires courantes doivent être gérées par un organe de gestion pour assurer son bon fonctionnement. Ces différentes tâches entrent dans le cadre de ce que l’on appelle la gestion administrative, financière et technique de la copropriété.
En pratique, elles sont réalisées par un syndic de copropriété qui peut être un professionnel ou un bénévole. Dans ce guide, intéressons nous plus particulièrement à la gestion administrative et ce qu’elle implique.
La représentation du syndicat des copropriétaires
Qu’il s’agisse d’un syndic bénévole, coopératif ou professionnel, celui-ci a pour mission de représenter le syndicat des copropriétaires auprès des différentes instances des tribunaux. Cela implique que lorsque le syndicat est impliqué à une affaire devant la justice, le syndic peut agir au nom et pour le compte de celui-ci.
Son objectif principal est dans ce cas de défendre au mieux les intérêts de la copropriété. Pour ce faire, il peut requérir les services d’un avocat. À noter que le syndic peut très bien agir en tant que demandeur ou en tant que défendeur. Toutes ses actions entrent dans le cadre de la gestion administrative de copropriété.
Faire respecter le règlement de la copropriété
Dans le cadre de la gestion administrative d’une copropriété, le syndic est aussi tenu de veiller à ce que tous les occupants respectent le règlement de la copropriété. À rappeler qu’il s’agit d’un document qui définit l’ensemble des règles de fonctionnement de la vie dans l’immeuble.
Il fixe notamment les droits et obligations de tous les copropriétaires. Il peut ainsi intervenir lorsqu’il y a un manquement au règlement. Les membres de la copropriété peuvent également contacter le gestionnaire si les autres copropriétaires dérogent au règlement.
Gestion administrative : les missions essentielles du syndic
Il faut savoir que la personne en charge de la gestion de la copropriété doit réaliser un suivi administratif de la copropriété. À ce titre, il doit établir et tenir à jour la liste de tous les copropriétaires avec une indication de leurs lots respectifs. Il doit ainsi prendre note des départs et de l’arrivée de nouveaux copropriétaires. Il est aussi tenu de conserver les archives de la copropriété.
Toujours dans le cadre de la gestion administrative de la copropriété, le syndic doit organiser la tenue de l’assemblée générale annuelle de tous les copropriétaires. Il devra ainsi envoyer une convocation à chacun d’entre eux en prenant soin d’y indiquer la date, l’heure et le lieu de la réunion.
C’est le syndic qui fait également office de secrétaire. À l’issue de la réunion, il doit établir un procès-verbal de la réunion. Il s’assure également d’envoyer une copie à tous les copropriétaires. Les résolutions qui sont prises lors de cette assemblée doivent être exécutées par le syndic.
À noter également que le syndic doit s’occuper de l’immatriculation de la copropriété au registre de la copropriété. À ce titre, il est tenu de fournir plusieurs renseignements concernant l’immeuble. Ce sont notamment :
- Le nom de la copropriété
- Le nombre de copropriétaires et de lots
- La date de création de la copropriété, etc.